يكون قرار أي اجتماع ملزمًا قانونًا فقط إذا تمت صياغته رسميًا في المحضر. تختلف محاضر اجتماعات الوالدين أو اجتماعات أصحاب المنازل أو المساهمين ، بالطبع ، في المحتوى ، لكن متطلبات النموذج هي نفسها دائمًا تقريبًا.
اكتب على مسودة
ليس من الملائم دائمًا الكتابة على جهاز كمبيوتر أثناء الاجتماع ، لذلك يمكن كتابة المحضر على المسودة أولاً. يمكن إدخال بعض المعلومات قبل بدء الاجتماع. أعلاه اكتب كلمة "دقائق" ، أسفل - اسم الاجتماع والتاريخ. حتى أسفل اليسار ، اكتب كلمة "حضر". إذا كان من المتوقع أن يتم اتخاذ قرار من قبل أغلبية مؤهلة أو بسيطة من القائمة ، حدد عدد الأشخاص الذين كان ينبغي أن يكونوا حاضرين. هذا مهم ، على سبيل المثال ، عندما يتعلق الأمر باجتماع أصحاب المنازل الذين يجب أن يقرروا كيفية إدارة المنزل ، وجمع الأموال لإصلاحات كبرى ، وما إلى ذلك. اكتب جدول أعمالك أدناه. إذا كنت تنوي مناقشة قضايا لا تعرف عنها حتى الآن ، أضف البند "Miscellaneous". في بعض الحالات ، يجب تحديد الحد الزمني.
بعد بدء الاجتماع
اكتب عدد الأشخاص الموجودين وعدد الأشخاص الذين يجب أن يكونوا. تحت جدول الأعمال ، اكتب كلمة "استمع" وضع نقطتين. اكتب الأسئلة وأسماء المتحدثين وملخص الخطابات نقطة تلو الأخرى. قد يُطلب من المتحدثين تقديم خطاباتهم مسبقًا. سجل في المحضر الأسئلة المطروحة على كل مقدم والإجابات. بالنسبة للحلول ، يمكن إدخالها بعد كل سؤال أو ككتلة واحدة في أسفل البروتوكول. تأكد من الإشارة إلى عدد الأشخاص الذين صوتوا بـ "لصالح" و "ضد" وعدد الذين امتنعوا عن التصويت. وبموجب القرارات يكتب اسمي رئيس مجلس الإدارة وأمين السر ، ويضع التاريخ. في بعض الحالات ، يلزم الإشارة إلى أسماء جميع أعضاء هيئة الرئاسة.
اكتب نصًا على الكمبيوتر
عند الكتابة على الكمبيوتر ، يقوم السكرتير عادةً بتحرير النص. حاول تعديله بحيث لا يكسر المعنى. هذا ينطبق بشكل خاص على القرارات. لا يوجد نموذج موحد لتسجيل البروتوكولات ، ولكن عادة ما يتم تطبيق القواعد التالية:
- يتم كتابة النص بحجم 14 نقطة بفاصل زمني واحد أو واحد ونصف ؛
- محاذاة النص الرئيسي - على كلا الجانبين ؛
- محاذاة العنوان - متمركز ، عدد الحاضرين - يمين ؛
- تبدأ الفقرات بخط أحمر.
اكتب النص ، ولا تنس ترك مساحة لتوقيعي رئيس مجلس الإدارة والسكرتير ، وكذلك وضع نسخ من التوقيعات. ضع التاريخ في الأسفل. اطبع المحضر واسمح لرئيس مجلس الإدارة وأمين السر بالتوقيع عليه هناك حالات عندما يتم عقد اجتماع غيابي. في هذه الحالة لا تتم كتابة نصوص الخطب. يتم وضع بقية البروتوكول بنفس الطريقة.
