يتطلب تنظيم المؤتمر إعدادًا دقيقًا. من خلال تقسيم هذه العملية إلى مراحل ، يمكنك تقليل تكاليف العمالة على مستوى عالٍ من الحدث.
ضروري
كمبيوتر متصل بالإنترنت وبرامج مساعدة للمدينة ، هاتف
تعليمات
الخطوة 1
حدد موضوع المؤتمر وعدد المشاركين المحتملين والتوقيت والمحاضرين. تفاوض مع المحاضرين للحصول على الموافقة على التحدث.
الخطوة 2
بناءً على الموضوع والعدد المخطط للمشاركين ، من الضروري تحديد خيارات أماكن انعقاد المؤتمر. يمكن أن تكون هذه دور الثقافة وقاعات المؤتمرات في الفنادق والمطاعم ومراكز الترفيه وغيرها. يتم الاختيار عن طريق البحث على الإنترنت وأدلة المدن المختلفة ، بناءً على البيانات التي تم الحصول عليها ، يتم تكوين جدول للأماكن المحتملة ، مع الإشارة إلى الاسم والعنوان ورقم الهاتف وعدد الأماكن والتكلفة وتوفر المعدات اللازمة (على سبيل المثال ، جهاز عرض ، شاشة ، ميكروفون).
الخطوه 3
اتصل بقاعدة البيانات الناتجة عن الأماكن المحتملة ووضح ، إن أمكن ، في الأيام المرغوبة ، تكلفة الإيجار ، وتوافر الخدمات الإضافية (على سبيل المثال ، تنظيم طاولة البوفيه). نتيجة لذلك ، اختر المكان والتاريخ.
الخطوة 4
طوّر أسلوبًا مؤسسيًا للمؤتمر (رمز ، شعار ، ألوان ، وما إلى ذلك) وحدد المنتجات المطلوبة (دفاتر ملاحظات ذات علامة تجارية ، وأقلام ، ودعوات ، وقمصان تي شيرت ، والمزيد). طلب المنتجات لهذا الحدث في شركات الهدايا التذكارية. أيضا تشكيل البرنامج المخطط.
الخطوة الخامسة
أرسل دعوات للمشاركين المحتملين على أوراق ذات رأسية عن طريق البريد الإلكتروني أو عن طريق حل غير قياسي باستخدام ساعي / بريد (على سبيل المثال ، إلى مؤتمر حول تنسيق الزهور على شكل زهرة مصنوعة من القماش على ورق مقوى التصميم).
الخطوة 6
تسجيل المشاركين وتفاصيل البرنامج والمساعدة في نقل واختيار الإقامة (إذا لزم الأمر). العمل مع مقاولين من الباطن لتنظيم طاولة البوفيه والتصوير والمزيد.
الخطوة 7
عشية الحدث ، تحقق من استعداد القاعة - المعدات والهدايا التذكارية وتنظيم طاولة البوفيه والمزيد.
الخطوة 8
خلال الحدث ، من الضروري تنسيق عمل المقاولين من الباطن: المروجين وخدمات تقديم الطعام والمصورين وغير ذلك.
الخطوة 9
بعد المؤتمر ، أرسل بريدًا إلكترونيًا على ورق الامتنان للمشاركة في الحدث ، يمكنك طلب التعليقات.
