للحفاظ على البيانات الشخصية للموظفين ، يستخدم بعض أصحاب العمل ما يسمى بالملفات الشخصية. وفقًا للمادة 85 من قانون العمل ، يجب أن يتلقى العمال العاملون ويخزنون ويجمعون المعلومات عن كل موظف. لهذا ، فمن المستحسن استخدام هذه الملفات الشخصية. ما هو ترتيب تسجيلهم؟
تعليمات
الخطوة 1
أولاً ، يجب توضيح أن إدارة الملفات الشخصية ليست وثيقة إلزامية للمنظمات ، ولكن إذا قررت استخدامها ، فسيتعين عليك الاسترشاد بقواعد العمل المكتبي.
الخطوة 2
عندما يتم تعيين موظف ، يصدر المدير أمرًا (تعليمات) في النموذج رقم T-1. بناءً على هذا المستند ، قم بإنشاء بطاقة شخصية لموظف جديد (نموذج رقم T-2).
الخطوه 3
لملء هذا النموذج ، ستحتاج إلى المستندات التالية: جواز السفر ، دفتر العمل ، شهادة التسجيل (TIN) ، شهادة التأمين ، الهوية العسكرية (إن وجدت) ، الشهادة أو الدبلوم وغيرها من المستندات ، على سبيل المثال ، للسائق - أ رخصة القيادة للطهاة - كتاب طبي ، إلخ.
الخطوة 4
خذ نسخًا من جميع المستندات المذكورة أعلاه وقم بحفظها في ملف شخصي بترتيب زمني. يتم تخزين هذا الأرشيف في قسم شؤون الموظفين أو في قسم المحاسبة ، ولا يتم إجراء أي تغييرات إلا من قبل الأشخاص المسؤولين. لكن ضع في اعتبارك أن كتاب العمل غير مدرج في الملف الشخصي ، فيجب تخزينه بشكل منفصل في خزنة أو تحت قفل ومفتاح. يتم تعيين الأشخاص المسؤولين عن سلامة هذه الوثائق بأمر منفصل.
الخطوة الخامسة
سرد جميع الوثائق في الجرد ، وإجراء التغييرات في العمود الخاص "المرفقات". كما يحتوي على الأرقام التسلسلية للوثائق وعدد أوراق كل منها وتاريخ الاستلام.
الخطوة 6
بعض المستندات من الملف الشخصي هي استبيان وسيرة ذاتية وشروحات مكتوبة وأي بيانات. تذكر أن الأرشيف لا يتم نقله إلى الموظف نفسه ، وحتى إذا لزم الأمر ، يمكن للموظف الاطلاع على الملف الشخصي فقط بحضور الشخص المسؤول.
الخطوة 7
بعد تشكيل العلبة ، أكمل صفحة الغلاف. للقيام بذلك ، في الوسط في المنتصف ، اكتب الرقم التسلسلي لهذا الأرشيف ، واسم المنظمة ، ومنصب الموظف ، بالإضافة إلى اسمه الكامل.
