يعد الاحتفاظ بوثائق خاصة جزءًا لا يتجزأ من قسم شؤون الموظفين في المؤسسة. في الوقت نفسه ، يعد الملف الشخصي إلزاميًا لكل موظف. في المستقبل ، يتم أرشفة الملفات الشخصية في مجلدات خاصة.
ضروري
- - الوثائق الشخصية للموظف ؛
- - قائمة الملفات؛
- - مجلد لملف شخصي.
تعليمات
الخطوة 1
ابدأ في تسجيل ملف شخصي للموظف فور تعيينه. لا يوجد نموذج موحد لرفع قضية ، لذا يمكنك تطويرها بنفسك. قم بإنشاء نسخ من جواز سفر الموظف ، وشهادة تأمين التقاعد ، وشهادة رقم التعريف الضريبي (TIN) وغيرها من الوثائق الشخصية ، إذا لزم الأمر ، مثل الشهادة الطبية ورخصة القيادة.
الخطوة 2
صمم غلافًا لملفك الشخصي. حدد اسم مؤسستك وفقًا للوثائق التأسيسية ، ضع الرقم التسلسلي للقضية وتاريخ إعدادها. يمكنك أيضًا كتابة مدة عقد العمل مع الموظف. اترك مساحة للملاحظات حول الفصل أو النقل وما إلى ذلك. في وسط الغلاف ، ضع الاسم الأخير والاسم الأول واسم العائلة للموظف بالكامل ، منصبه.
الخطوه 3
يجب أن تحتوي الصفحة الأولى من الملف الشخصي على قائمة جرد للمستندات المتاحة للموظف. من الأفضل تجميع المخزون في شكل إلكتروني. تأكد من تضمين اسم الموظف المعتمد وتاريخ الجرد. يمكن وضع المعلومات حول المستندات المتاحة في شكل جدول ، مع الإشارة إلى عدد كل منها وتدوين الملاحظات اللازمة. في الجزء السفلي من قائمة الجرد يجب أن يكون هناك توقيعات المحول البرمجي والموظف الذي يتم تجميع الملف الشخصي من أجله. إرفاق نسخ من المستندات الموجودة بعد القائمة. يتبع ذلك جميع الأوراق المتعلقة بسير العمل ، على سبيل المثال ، أمر الإجازة ، والاتفاقيات الخاصة بالتغييرات في عقد العمل ، وما إلى ذلك.
الخطوة 4
ضع ملفك الشخصي في مجلد الأرشيف. يجب الاحتفاظ بهذه المستندات من قبل أخصائي شؤون الموظفين أو مدير الشركة تحت وصول محدود إلى البيانات. يمكن للموظفين استلام أي من المستندات في ملف شخصي بالاتفاق مع المدير وبموجب إيصال شخصي. عند فصل الموظف أو نقله ، يتم نقل الملف الشخصي إلى أرشيف خاص بالموظفين السابقين في الشركة.
