لطالما كانت المحادثات الهاتفية جزءًا من حياة العمل. بمساعدتهم ، يتم إبلاغ القرارات ، ويتم استلام المهام والإبلاغ عنها ، ويتم إجراء المواعيد والإلغاءات. يمكن أن يؤدي الجهل بقواعد آداب المحادثات الهاتفية إلى انهيار العديد من الاتفاقيات وانعدام الثقة من جانب الشركاء والعملاء.
تعليمات
الخطوة 1
اعمل على صوتك. إذا كان ذلك ممكنًا ، فقم بتسجيل المحادثة مع أحد شركاء العمل على جهاز دكتافون واستمع. قيم جرس صوتك ، وسرعة الكلام ، والترنيم والطاقة. لجعل الصوت أكثر إمتاعًا ، يجب أن يكون التنفس متساويًا ، ويجب أن تكون الوضعية حرة. ابتسم وأنت تتحدث - ستساعدك هذه الحيلة في جعل صوتك أكثر دفئًا وإمتاعًا. حاول التخلص من الكلمات الطفيلية إذا كنت تستخدمها.
الخطوة 2
استعد لجميع المكالمات الصادرة. قم بصياغة أهداف المحادثة والعبارات الرئيسية التي ستستخدمها. جهز دفتر ملاحظات وقلمًا لتدوين الملاحظات أثناء التحدث. عندما يجيبون عليك ، لا تنسَ إلقاء التحية ، وتقديم نفسك وتسمية الشركة التي تمثلها. توقف قليلاً حتى يتمكن الشخص الآخر من الرد عليك وتذكر اسمك أو تدوينه. اسأل عما إذا كان المشترك الخاص بك يمكنه الإجابة على أسئلتك. إذا كانت الإجابة بنعم ، فيرجى تحديد الغرض من مكالمتك.
الخطوه 3
عند الرد على مكالمة واردة ، لا تجعل المحاور ينتظر أكثر من 3-4 رنات. تأكد من إلقاء التحية وتقديم نفسك. عند التحدث في الهاتف ، خذ عقلك بعيدًا عن جميع الأنشطة والمحادثات الأخرى. إذا كنت بحاجة إلى وقت للإجابة على أسئلة الشخص الآخر ، فقم بتدوين جهات الاتصال واعرض الاتصال به مرة أخرى عندما تكون جاهزًا. إذا كنت بحاجة إلى إعادة توجيه مكالمة ، فاذكر بوضوح جوهر السؤال لزميلك حتى لا يضطر المتصل إلى تكراره. في نهاية المحادثة ، اشكر الشخص الآخر على الاتصال بك.
الخطوة 4
تنص قواعد آداب الهاتف على أن المشترك الذي اتصل هو أول من يغلق الخط ويبدأ في الوداع. كما أنه يعيد الاتصال في حالة انقطاع الاتصال. عند التخطيط لمحادثة هاتفية ، ضع في اعتبارك الوقت: تعتبر الساعة في البداية والساعة في نهاية يوم العمل ، عندما يكون لدى المشترك أمور عاجلة ، غير ناجحة ، وكذلك استراحة الغداء.
