الاجتماعات عنصر أساسي في الحياة التجارية. إنها أداة للرصد وتحديد أهداف الإدارة وتنفيذ الملاحظات. في الاجتماع ، يتم تقديم التقارير والمعلومات المقدمة حول الوضع الحالي للأمور. المشاركون لديهم الفرصة للتشاور مع بعضهم البعض واتخاذ القرارات اللازمة في نهاية المطاف لإكمال المهام الموكلة بنجاح.
تعليمات
الخطوة 1
حدد الغرض من الاجتماع. يمكن للمشاركين أن يجتمعوا معًا ، على سبيل المثال ، لإجراء تبادل أولي لوجهات النظر ، والاستماع إلى تقرير حول الوضع ، وإعداد توصيات لحل أي قضايا أو قبول هذه القضايا. يجب أن يكون موضوع الاجتماع موضع اهتمام كل مشارك في الاجتماع.
الخطوة 2
ضع جدول أعمال للاجتماع. في ذلك ، أشر إلى قائمة الأسئلة التي يجب الاستماع إليها ومناقشتها أثناء ذلك. يجب فقط مناقشة القضايا التي لا يمكن حلها في نظام العمل. أرسل جدول الأعمال الأولي للاجتماع إلى جميع المشاركين واستمع إلى رغباتهم وتعليقاتهم حول موضوع الاجتماع وجدول أعماله. اضبط جدول الأعمال مع مراعاة الرغبات التي أعرب عنها.
الخطوه 3
حدد مكان وزمان وطريقة الاجتماع. تعيين المتحدثين ونقاط الاتصال لكل بند من بنود جدول الأعمال. اطلب من المقدمين تقديم ملخصاتهم مسبقًا. حدد الجدول الزمني للاجتماع ، وحدد الوقت المخصص لمناقشة كل قضية. أرسل جدول أعمال الاجتماع النهائي وجدول الأعمال إلى كل مشارك.
الخطوة 4
إذا لزم الأمر ، أرسل للمشاركين ملخصات التقارير التي سيتم تقديمها في الاجتماع ، ومشاريع القرارات التي سيتم اتخاذها ، والمذكرات الإعلامية والمواد التحليلية.
الخطوة الخامسة
ضع في اعتبارك السؤال حول أفضل السبل لعقد المشاركين في الاجتماع من أجل تقليل احتمالية حدوث حالات الصراع إلى الحد الأدنى. لاحظ علماء النفس أنه في كثير من الأحيان يدخل الأشخاص الذين يجلسون في مواجهة بعضهم البعض في صراعات ونزاعات ، وفي كثير من الأحيان أقل من أولئك الذين يجلسون بجانب بعضهم البعض. ضع في اعتبارك هذا العامل.
الخطوة 6
حدد الرئيس الذي سيكون قادرًا على إدارة الاجتماع بحيث يتم حل جميع القضايا بالطريقة المثلى وفي أقصر وقت ممكن. للقيام بذلك ، يجب عليه تقديم قرارات بناءة من كل مشارك في الاجتماع وجعل المناقشة عملية.
الخطوة 7
تأكد من الترتيب الصارم لتنفيذ برنامج الاجتماع وسيكون ناجحًا تمامًا وستكون القرارات المتخذة فيه فعالة.
