خطاب التأكيد هو تعبير عن الاحترام لمنظمة اتصلت بك من خلال عرض. حتى لو رفضت ، فإن التأكيد على عدم تجاهل السؤال سيمنحك الفرصة لعدم الإساءة لخصمك ، وإذا لزم الأمر ، يمكنك العودة إلى الحوار لاحقًا.
ضروري
- - تفاصيل عن شركتك ؛
- - تفاصيل عن شركة المرسل إليه.
تعليمات
الخطوة 1
إذا كنت تكتب خطاب تأكيد نيابة عن شركة أو مؤسسة ، فقم بذلك على ورق ذي رأسية. يجب أن يحتوي عنوان المستند على اسم شركتك وعنوانها القانوني ورقم تسجيل الولاية الرئيسي ورقم دافع الضرائب الفردي وأرقام الاتصال وأحيانًا يشار إلى موقع الويب وعنوان البريد الإلكتروني للشركة. يجب وضع كل هذه المعلومات في الزاوية اليسرى العليا من ورقة A4. إذا تم إرسال الرسالة من شخص عادي ، فاكتب اسم عائلتك واسمك الأول واسم العائلة وعنوان الإقامة الدائمة ومعلومات الاتصال.
الخطوة 2
مقابل بيانات المرسل ، على اليمين ، اكتب بيانات المرسل إليه: اسم المنظمة ، والعنوان البريدي ، والوظيفة واسم العائلة ، والاسم الأول ، واسم الأب للشخص الذي يجب تسليم خطاب التأكيد إليه شخصيًا.
الخطوه 3
أسفل اليسار ، حدد تاريخ إعداد المستند ورقمه المسلسل الصادر. بعد ذلك ، في المنتصف ، اكتب اسم الرسالة ، والتي يجب أن تعكس جوهرها ومحتوى السؤال. على سبيل المثال ، "تأكيد استلام دعوة لحضور ندوة".
الخطوة 4
بعد ذلك ، اكتب نص الرسالة نفسها. يجب أن يكون موجزًا ومحددًا دون كلمات وعواطف غير ضرورية. هدفك هو ببساطة أن توضح للمرسل إليه أن اقتراحه إما مقبول أو ببساطة لم يتم تجاهله. لا يتعين عليك الموافقة على الاقتراح برسالتك ، ولكن يمكنك إظهار الاهتمام والاحترام ، حتى لو رفضت شيئًا ما ، فإن أهم شيء هو رد الفعل العنيف للحفاظ على العلاقة. يمكنك ببساطة الإقرار باستلام دعوة لحضور حدث أو استلام هذه المعلومات أو تلك. في نص الرسالة ، خاطب المرسل إليه بالاسم والعائلة.
الخطوة الخامسة
يجب طباعة الخطاب من نسختين وتوقيعه من قبل رئيس المنظمة أو المرسل ، إذا كان له الحق في ذلك. تبقى نسخة واحدة معك ، والثانية ترسل إلى المرسل إليه.
