ترتبط أنشطة العديد من المؤسسات بإبرام عقود توريد السلع وشراء المواد الخام والمكونات. تبرم كل شركة عقودًا مع الموظفين. لجعل التوثيق أسهل في الاستخدام ، تنتشر ممارسة الاحتفاظ بمجموعة واسعة من المجلات المحاسبية. في مثل هذه المجلة ، من الملائم أن تسجل ، على سبيل المثال ، التسلسل الزمني لحركة المستندات الفردية وتفاصيل العقود.
ضروري
- - مجلة محاسبة العقود.
- - انكماش.
تعليمات
الخطوة 1
تطوير نموذج للاحتفاظ بسجل للعقود. يجب أن تعكس تفاصيل المؤسسة وأن تكون سهلة الاستخدام. في مؤسسة كبيرة ، يمكنك الموافقة على مثل هذا النموذج من المجلة بأمر خاص ، مع استكماله بتوصيات لملء الوثائق.
الخطوة 2
تصميم صفحة عنوان المجلة. أدخل اسم الوثيقة هنا. تعكس اسم الشركة وجميع التفاصيل المطلوبة. أدخل تاريخ البدء للتسجيل. في شركة كبيرة ، يُنصح بالاحتفاظ بسجل عقد منفصل لكل وحدة هيكلية. قم بترقيم صفحات المجلة ، وقم بتدبيسها إذا لزم الأمر ، ثم ضع ختم المنظمة.
الخطوه 3
قسّم صفحات العمل في المجلة إلى عدة أعمدة ، سيتم تحديد عددها حسب احتياجاتك وخصائص العقود. قم بتوفير أعمدة للرقم التسلسلي للمستند وتاريخ العقد وانتهاء صلاحيته. سيحتوي عمود منفصل على إشارة موجزة لموضوع العقد. ضمِّن في المجلة أيضًا الأشخاص المسؤولين عن الوفاء بالالتزامات التعاقدية.
الخطوة 4
إذا كنت تعتقد أن الشكل الإلكتروني للمجلة سيكون أكثر ملاءمة ، فقم بتطوير منتج البرنامج الخاص بك لتسجيل العقود أو اطلب هذا العمل من منظمة متخصصة. في بعض الحالات ، يمكنك استخدام برنامج جداول بيانات Microsoft Excel لهذا الغرض.
الخطوة الخامسة
عيّن مسؤولاً يكون مسؤولاً عن حفظ المجلة. عادةً ما يكون هذا الشخص موظفًا في قسم شؤون الموظفين في المؤسسة أو موظفًا في القسم القانوني.
الخطوة 6
اجعله قاعدة للاحتفاظ بسجل للعقود بشكل منهجي ، يعكس التوثيق فيه بشكل مستمر ، وليس من حالة إلى أخرى. سيسمح ذلك لإدارة المؤسسة بالحصول على صورة كاملة للعمليات الجارية في الشركة وسيوفر فرصة للتنقل بسرعة في التدفق الكثيف للوثائق.
