يتم تحديد إجراءات إصدار الأوامر للمؤسسة من خلال تعليمات العمل المكتبي. في الوقت نفسه ، يتم الاحتفاظ بمحاسبة هذه المستندات وتخزينها في دفتر تسجيل الطلبات الخاص ، والذي يجب أن يكون موجودًا في كل مؤسسة.
تعليمات
الخطوة 1
قم بإنشاء سجل للأوامر. في المؤسسات الكبيرة ، يتم ذلك من قبل كاتب منفصل ؛ الشركات الصغيرة تعين شخصًا مسؤولًا لهذه الأغراض. يمكنك استخدام كل من النموذج المعتمد لكتاب التسجيل ، وتطويره بشكل مستقل.
الخطوة 2
قم بإنشاء غلاف دفتر سجل الطلبات. يجب أن تكون مصنوعة من مادة كثيفة بحيث لا تتجعد أوراق الطلب أثناء التخزين. وتجدر الإشارة إلى أنه يجب الاحتفاظ بهذه المستندات في المؤسسة لمدة 5 سنوات على الأقل.
الخطوه 3
اكتب على الغلاف اسم الشركة وعنوان الكتاب والفترة. اعتمادًا على تكرار إصدار الأوامر في المؤسسة ، يمكن حساب سجل التسجيل لمدة شهر أو ربع سنة أو سنة. يحتوي الجانب الخلفي للغلاف على معلومات حول الشخص المسؤول عن صيانة وتخزين المستند.
الخطوة 4
اختر إحدى طرق تخزين الطلبات في دفتر التسجيل. يمكن لصقها في كتاب أو إدخالها مع غلاف. يفضل الخيار الثاني في حالة احتياجك للحصول على أحد الطلبات وعمل نسخة منه. يجب ترتيب جميع الطلبات بترتيب زمني. تترك بعض الشركات أرقامًا احتياطية قد تكون ضرورية لمعالجة الطلبات بأثر رجعي. ومع ذلك ، فإن هذه الطريقة غير قانونية ، لذا لا يجب أن تسيء استخدامها.
الخطوة الخامسة
قم بتطوير نموذج مشترك لأوامر المؤسسة. كقاعدة عامة ، هذا هو ترويسة ، يوجد في الجزء العلوي منه تفاصيل معدة مسبقًا للمؤسسة: الاسم والعنوان ومعلومات التسجيل.
الخطوة 6
إصدار الأمر. أدخل رقمه وتاريخ تجميعه. بعد ذلك ، ابتكر عنوانًا يجيب بإيجاز على السؤال "حول ماذا؟" يتكون النص الرئيسي من بيان أساس الأمر والجزء الإداري. في النهاية ، يتم وضع توقيع الرئيس أو أي شخص مخول آخر.
الخطوة 7
بعد ذلك ، يتم وضع الطلب في دفتر تسجيل الطلب. إذا كان المستند يؤثر على موظفي المؤسسة ، على سبيل المثال ، يتم تشكيل لجنة ، فيجب على هؤلاء الأشخاص ملاحظة أنهم قد قرأوا الأمر ووضعوا توقيعهم.
