يدل وجود ختم على الوثيقة على أهميتها وأصالتها وحالتها الرسمية. ومع ذلك ، في سياق أنشطة المؤسسات ، من وقت لآخر ، تثار أسئلة بشأن مكان ونوع الختم الذي يجب وضعه.
بادئ ذي بدء ، تعتمد قواعد لصق الختم على نوعه وملحقه. وهكذا توضع الختم الرسمي بصورة نسر برأسين على وثائق مؤسسات الدولة. تصدق المنظمات التجارية ورجال الأعمال الأفراد على المستندات بختم دائري قياسي يحتوي على الاسم (الاسم الأخير والاسم الأول والعائلة) وبيانات التسجيل ، وإذا رغبت في ذلك ، شعار الشركة.وثائق وإبرام العقود وتنفيذ أوامر الدفع والشيكات الرسمية الخطابات والتوكيلات وما إلى ذلك ، يمكنك عمل خطابات إضافية: للاستفسارات والوثائق المالية وإدارة الموارد البشرية. في الوقت نفسه ، يجب تحديد الغرض منها على البصمة ، ويصدق الختم الرئيسي على توقيعات الأشخاص الأوائل - المديرين ونوابهم ، والأشخاص الإضافيين - موظفو الخدمات ذات الصلة (المحاسبة ، قسم شؤون الموظفين ، إلخ). يجب لصق البصمة بطريقة تجسد جزئيًا عنوان منصب الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند ، وتكون تفاصيل التوقيع والختم مرئية بوضوح. يوفر نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة (GSDOU) ، الذي تمت الموافقة عليه بأمر من اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية Glavarchive في 23 مايو 1988 ، قائمة بالوثائق التي يتم وضع الختم الرئيسي أو الرسمي عليها. لا يوجد إصدار أحدث ، ولكن كما هو مطبق في الوقت الحاضر يبدو كما يلي: - الأفعال ؛ - التوكيلات ؛ - العقود ؛ - الاستنتاجات والمراجعات ؛ - الطلبات (لخطاب الاعتماد ؛ عند رفض القبول ، المطالبات ، إلخ) ؛ - شهادات السفر ؛ - عينات من طبعات الأختام والتوقيعات ؛ - خطابات ؛ - أوامر الدفع ، والطلبات ، والشيكات ، لتحويل العملة ، وما إلى ذلك ؛ - اللوائح الخاصة بالمنظمة ؛ - السجلات ؛ - تقديرات التكلفة ؛ - الاتفاقات ؛ - الشهادات (الأرشفة ، الحد ، على دفع مبالغ التأمين ، إلخ) ؛ - المواصفات ؛ - قوائم العناوين ؛ - الشهادات ؛ - مواثيق المنظمات ؛ - جداول التوظيف. من أجل استبعاد سوء الفهم المحتمل عند استخدام الأختام ، يُنصح بالمؤسسات أن تحدد قائمة المستندات بنفسها ، وكذلك قائمة الأشخاص وعينات التوقيعات التي تتطلب ختم الشهادة. بالإضافة إلى ذلك ، هناك نماذج موحدة من الوثائق مع "M. P." المطلوبة. - مكان الطباعة. في مثل هذه الحالات ، لا توجد عادة أسئلة حول مكان وضع الختم ، ولكن يجب اتباع قاعدة عامة: يجب أن تكون الطباعة واضحة ومقروءة.
