إذا كنت ترغب في إرسال خطاب ليس إلى شخص واحد ، ولكن إلى العديد من أعضاء فريق العمل الخاص بك ، فيجب أن يكون محتوى الرسالة مختلفًا قليلاً عن المحتوى المعتاد. تذكر أيضًا اتباع قواعد المراسلات التجارية.
تعليمات
الخطوة 1
قم بعمل قائمة بالزملاء الذين تريد تضمينهم في قائمتك البريدية. تحقق مما إذا كان جميع المرسل إليهم لهم صلة بالقضية الحالية. على العكس من ذلك ، يمكنك تخطي الشخص الذي يجب أن يكون على علم بشيء من خلال رسالته. ادرس دائرة أصحاب المصلحة. حدد زميل العمل الذي ستضعه في حقل "المرسل إليه" ومن في الحقل "نسخة إلى". عادةً ما يتم كتابة المنفذين المباشرين في عمود "المرسل إليه" ، وأولئك الذين يتحكمون في العملية أو يشاركون فيها بشكل غير مباشر ، فضلاً عن كونهم مجرد موظف مهتم ، في حقل "نسخ".
الخطوة 2
فكر في كيفية تنظيم أسماء المستلمين. سيكون من الأسهل عليك أن تضع شركتك قواعد محددة في هذا الصدد. خلاف ذلك ، يمكن تحديد ترتيبهم بطرق مختلفة. على سبيل المثال ، ضع أسمائهم في الترتيب الأبجدي. يمكن استخدام مبدأ الأقدمية. من الأفضل العثور على بعض الرسائل الموجهة من السكرتير إلى العديد من المستلمين ومعرفة كيف يفعل ذلك. على الأرجح ، هذا هو المعيار غير المعلن لشركتك.
الخطوه 3
حدد موضوع الرسالة. يجب أن تعكس بإيجاز محتواها. بعد ذلك ، انتقل إلى نص الرسالة. اتبع قواعد المراسلات التجارية. رحب بالفريق بأدب وانتقل إلى الموضوع.
الخطوة 4
اكتب فقط على العلبة. لا تفوت التفاصيل المهمة ، ولكن لا تخفف "الماء" أيضًا. نقدر وقت زملائك. إذا أردت فهم جوهر رسالتك بشكل أفضل ، عليك أن تكون على دراية بالمراسلات الأخرى ، ضع علامات الاقتباس في أسفل الرسالة. لا تنس أن تقول وداعًا وتتمنى للجميع يومًا مثمرًا في العمل.
