تتطلب قواعد آداب العمل عدم ترك الرسائل غير المجابة الواردة من الزملاء والشركاء. دور خاص في المراسلات الرسمية ينتمي إلى خطاب التأكيد. تحدد هذه الوثيقة الاتفاقيات الأولية ، وحقائق تلقي ونقل أي معلومات ، والرغبة في المشاركة في حدث معين ، وما إلى ذلك. هناك عبارات رئيسية راسخة لكل نوع من رسائل التأكيد.
تعليمات
الخطوة 1
قم بإعداد نموذج A4 قياسي لكتابة خطاب التأكيد. في الزاوية اليسرى العلوية ، تأكد من وضع معلومات حول مؤسستك: الاسم الكامل والعنوان القانوني مع الرمز البريدي وأرقام الاتصال ورقم تسجيل الولاية الأساسي (OGRN) ومعلومات أخرى. في الزاوية اليمنى العليا ، حدد بيانات المرسل إليه: اسم منظمة المستلم ، والمنصب ، واللقب ، والأحرف الأولى من اسم الشخص الذي تم إرسال خطاب التأكيد إليه ، والعنوان البريدي الكامل.
الخطوة 2
قم بصياغة عنوان بريدك الإلكتروني. سيسهل ذلك على المستلم التعرف عليه ويسهل تنظيمه في أرشيفات مؤسستك. يجب أن يكون العنوان قصيرًا وغنيًا بالمعلومات ، على سبيل المثال: "عند استلام اتفاقية توريد من شركة ذات مسؤولية محدودة" NNN "أو" عند تأكيد الحضور في الندوة 02.02.2002 ". اكتب العنوان الموجود على اليسار أسفل تفاصيل مؤسستك.
الخطوه 3
غادر 2-3 أسطر من العنوان واكتب رسالة إلى المرسل إليه. استخدم الشكل القياسي للعنوان الرسمي لشركاء العمل: "عزيزي إيفان إيفانوفيتش!" أو "عزيزي السيد إيفانوف!"
الخطوة 4
في الجزء الرئيسي من خطاب التأكيد ، صِف بإيجاز حقيقة أن مؤسستك قد تلقت أي مستندات أو سلع أو خدمات من المرسل إليه. يجب أن تكون الصياغة مقتضبة ولا تتجاوز جملتين: "تؤكد AAA LLC استلام نسختين (نسختين) من اتفاقية التوريد بتاريخ 12.02.2011 رقم 34".
الخطوة الخامسة
إذا كانت الرسالة تؤكد الاتفاقات التي تم التوصل إليها سابقًا ، فأنت بحاجة إلى وصف جوهرها بإيجاز. على سبيل المثال ، جرت محادثة بين المديرين العامين للمؤسسات ، أعربوا فيها عن نيتهم في التعاون متبادل المنفعة ، الذي تحقق خلال المفاوضات في 29 يناير 2010. يرجى إرسال المستندات المطلوبة لإبرام اتفاقية.
الخطوة 6
أنهِ خطاب التأكيد بعبارة تعبر عن الامتنان والأمل في تعاون طويل الأمد. إذا لزم الأمر ، يمكنك أيضًا طلب معلومات أو مستندات إضافية في نهاية الرسالة: "نؤكد مشاركتنا في الندوة حول المشكلات البيئية في 23 مايو 2008. يرجى إرسال استبيان المشارك إلى عنواننا."
الخطوة 7
اطبع الخطاب من نسختين ووقع عليه مع رئيس المنظمة. سوف ترسل نسخة واحدة إلى المرسل إليه بالبريد ، والثانية - ضعها في أرشيفك الخاص للتخزين.
