عاجلاً أم آجلاً ، يواجه كل موظف السؤال: كيفية إعداد تقرير عن عملهم بشكل صحيح. يعد أي تقرير أداة مهمة للموظف والمدير ، بمساعدة هذا النوع الرسمي من الاتصالات ، يتلقى المدير المعلومات التي يحتاجها ، والتي يحتاجها لتحليل وتقييم أنشطة الموظف.
تعليمات
الخطوة 1
بادئ ذي بدء ، من الضروري تحديد نوع التقرير الذي يجب إعداده: لمرة واحدة أو للعمل. عادة ما يتم إعداد التقارير لمرة واحدة بناءً على نتائج أنشطة محددة ، ويسمح لك العمال بتحليل العمل الذي يؤديه الموظف بشكل دوري (الحجم والنتيجة).
يمكن أن تكون التقارير الدورية: يومية (يمكن استخدامها لمراقبة المشاريع المهمة قصيرة الأجل أو خلال فترة اختبار الموظف) ، أسبوعية (الأكثر شيوعًا) ، شهرية ، ربع سنوية وجاهزة (يحتوي هذا النوع من التقارير على كمية كبيرة من المعلومات التحليلية) وعادة ما يتم توفيرها للإدارة العليا).
الخطوة 2
إذن كيف تكتب تقريرًا وظيفيًا بشكل صحيح؟
أولاً ، عليك أن تقرر توقيت التقرير وأن تخطط في جدول عملك لوقت إعداده. يمكن أن يكون هذا مقدارًا صغيرًا من الوقت كل يوم ، أو وقتًا محددًا مخصصًا لتجميع التقرير بالكامل مرة واحدة ، والأهم من ذلك هو عدم التأخير حتى الموعد النهائي.
الخطوه 3
بادئ ذي بدء ، حدد الأهداف النهائية لعملك. يجب أن يكون محتوى التقرير إعلاميًا وواضحًا ويفضل أن يكون موجزًا. لا تنس "قاعدة السبعة" ، التي تقول أن وعينا قادر على استيعاب 7 عناصر بشكل فعال في نفس الوقت (+/- 2). وفقًا لذلك ، من المستحسن إبراز هذا العدد من النقاط أو الأقسام في التقرير بالضبط.
الخطوة 4
من المهم أن تكون قادرًا على التركيز على نتائج أنشطتك ، ووصف المهام التي تم إكمالها ، وليس مجرد سرد الإجراءات التي تم تنفيذها لفترة معينة.
الخطوة الخامسة
لمزيد من الوضوح ، قدم إجابتك بالجداول والصور والمخططات.
الخطوة 6
يتم تبسيط الموقف ، إذا كانت شركتك قد طورت بالفعل نماذج التقارير (النماذج والجداول التي يجب ملؤها عن طريق إبداء تعليقاتك)
الخطوة 7
ليس فقط ما كتبته في التقرير هو المهم ، ولكن أيضًا كيفية إرساله. هنا يجب أن تتذكر القاعدة الذهبية: يتم إرسال التقارير اليومية في نهاية يوم العمل وليس في صباح اليوم التالي. أسبوعيًا - ليلة الجمعة ، وليس صباح الاثنين.
الخطوة 8
نصيحة أخرى: قبل إرسال التقرير ، اقرأه مرة أخرى ، حاول أن تفعله من خلال أعين إدارتك. ما هي الأسئلة التي لديك؟ ربما يكون من الضروري إضافة شيء ما أو ، على العكس من ذلك ، تبسيط المعلومات قدر الإمكان.
