عند إعداد أوامر الموظفين ، من الضروري إيلاء اهتمام كبير لأهميتها القانونية. لكي تكون ملزمة قانونًا ، يجب أن تحتوي على عدد من التفاصيل الضرورية ، بما في ذلك فهرس التسجيل أو ، بمعنى آخر ، رقم المستند. يتم تحديد قواعد تسجيل الطلبات من خلال المستند المحلي للمؤسسة ، ولكن هناك أيضًا قواعد عامة.
تعليمات
الخطوة 1
الرقم التسلسلي لترتيب الموظفين هو أيضًا رقم التسجيل (الفهرس). يجب الاحتفاظ بترقيم جميع أوامر (أوامر) الموظفين خلال سنة المكتب بشكل منفصل لكل مجموعة من الوثائق الإدارية في استمارات تسجيل خاصة.
تتزامن سنة العمل عادةً مع السنة التقويمية (1 يناير - 31 ديسمبر). ولكن هناك استثناءات ، على سبيل المثال ، مؤسسات الثقافة والتعليم وما إلى ذلك ، حيث يبدأ العام الدراسي في الأول من سبتمبر.
الخطوة 2
لتبدأ ، قسّم جميع الطلبات إلى مجموعات منفصلة. قسّم الأوراق حسب مدة صلاحيتها إلى مستندات تخزين طويل الأجل ووثائق تخزين قصيرة المدى.
في المؤسسات الكبيرة التي بها عدد كبير من الموظفين ، من أجل الراحة ، حدد عدة مجموعات على موضوع متجانس ضمن مجموعة الطلبات التي لها نفس فترة التخزين.
على سبيل المثال ، يمكن تقسيم المستندات الخاصة بالتخزين طويل الأجل إلى مجموعات: أوامر القبول وأوامر الفصل وأوامر النقل. ويمكن تمييز أوراق التخزين قصير الأجل إلى سلسلة: طلبات الإجازات ، وطلبات رحلات العمل.
في المنظمات التي بها عدد كبير جدًا من الموظفين ، من الضروري أحيانًا تطوير تعيينات خطابات للأوامر لكل فئة من فئات الموظفين.
الخطوه 3
علاوة على ذلك ، قم بتسجيل كل مجموعة من مجموعات الأوامر هذه على الأفراد في أشكال خاصة. كنموذج تسجيل ، يمكنك استخدام دفتر اليومية وبطاقات التسجيل والتحكم أو نظام إدارة المستندات الإلكترونية. كل من هذه الأشكال له مزايا وعيوب.
تعد بطاقات التسجيل والتحكم وخزائن الملفات الإلكترونية ، والتي عادة ما تتكرر مع بعضها البعض ، أكثر ملاءمة للتنظيم والبحث. توفر السجلات مزيدًا من أمان المعلومات.
لا تحتوي استمارات التسجيل على معيار صارم ، ولكنها تحتوي عادةً على المعلومات التالية:
- التاريخ؛
- الرقم التسلسلي للطلب ؛
- من وقع (المنصب ، اللقب) ؛
- ملخص الأمر ؛
- يتمركز؛
- مؤدي.
الخطوة 4
الآن ، لترقيم الطلبات حسب الإطار ، ما عليك سوى النظر في المجلة المقابلة وتعيين الفهرس التالي للمستند.
