التسمية هي قائمة بجميع الحالات التي يتكون منها الأرشيف والتي تم فتحها حديثًا في منظمة معينة ، وتم إدخالها إلى النظام. يجب أن تشير إلى فهرس الحالة والاسم والشروط المحددة لتخزينها.
أصناف من التسميات
في العمل المكتبي ، هناك ثلاثة أنواع رئيسية من التسميات: قياسية وتقريبية وفردية. تم تحديد المعيار بموجب القانون الفيدرالي ويعمل كنموذج لوضع المصطلحات في المنظمات من نفس النوع. لا تتضمن التسمية التقريبية عددًا طبيعيًا تمامًا من الحالات. يحتوي على قائمة بالحالات الموصى بها للفتح بفهارسها. يتم وضع أنواع التسميات المذكورة أعلاه في المنظمات والمؤسسات الحكومية والبلدية. موظفو المنظمات الخاصة على أساس الوثائق القانونية وأنواع التقارير وخطط العمل وما إلى ذلك. يتم تطوير قائمة الحالات الفردية. ويشمل الحجم الكامل للحالات المشكلة للمؤسسة.
إجراءات تجميع المصطلحات
كل عام ، على أساس القديم ، يتم وضع تسمية جديدة للقضايا. علاوة على ذلك ، تخضع جميع الوثائق للمراجعة. عنصر مهم في التسمية هو العمر الافتراضي للحالة. على هذا الأساس ، يتم تمييز حالات التخزين المؤقت والطويل الأمد والدائم. مدة تخزين ملفات التخزين المؤقت أقل من عشر سنوات ، والتخزين طويل الأمد أكثر من عشر سنوات. فيما يتعلق بالمستندات ذات فترة التخزين منتهية الصلاحية ، يتم عمل قائمة جرد تشير إلى الرقم التسلسلي للوثيقة والاسم وسنة الإنشاء وعدد الأوراق والمعلومات الأخرى في الحالات المقدمة صراحةً. بعد إجراء الجرد ، هذه الوثائق عرضة للإتلاف.
من الناحية الهيكلية ، يتم تمثيل التسمية بأقسام وأقسام فرعية. ومع ذلك ، فإن هذا التقسيم نموذجي للمنظمات والمؤسسات الحكومية. في المنظمات الخاصة ، يكون هذا التقسيم مشروطًا ويسلط الضوء على المجالات الرئيسية لأنشطتها ، بدلاً من أن يعكس علاقة القوة والتبعية.
يتكون جدول التسمية من خمسة أعمدة: الأول يحتوي على فهرس الحالة ، والثاني - اسم الحالة ، والثالث - عدد الصفحات (المشار إليه في نهاية العام الحالي) ، والرابع - فترة التخزين التي أنشأتها الإجراءات القانونية التنظيمية ، الخامس - الملاحظات المتعلقة بفتح القضية ، وإدراجها في الجرد لغرض التدمير ، وما إلى ذلك.
يجب ألا تزيد حالة التخزين طويل الأجل والدائم المدرجة في التسمية عن مائتين وخمسين صفحة. إذا تجاوز عدد القرى القاعدة ، فمن المستحسن تقسيم القضية إلى اثنتين أو أكثر.
يجب أن يتم الاتفاق على التسمية المجمعة للحالات مع قسم المحفوظات وتوقيعها من قبل رئيس المنظمة.
